Praxisbeispiel Anfragen

Von der Website-Anfrage zur fertigen Projektakte, ohne abzutippen

Für Handwerksbetriebe, bei denen jede neue Anfrage von Hand in mehrere Programme übertragen wird: Aufgabe anlegen, Projektnummer vergeben, Ordner erstellen, Fotos ablegen. Wir haben diesen Ablauf so automatisiert, dass eine Anfrage über das Website-Formular oder ein internes Telefon-Formular reicht. Danach stehen Projektnummer, Projektkarte mit allen Angaben, eine einheitliche Ordnerstruktur und Upload-Links für die Baustelle bereit. Dieser Ablauf ist die Grundlage in nahezu allen Betrieben, die wir betreuen.

Projekt anfragen Ablauf ansehen

01 Ausgangslage

Typische Ausgangslage

Anfragen kommen per Website-Formular, E-Mail und Telefon und werden von Hand in die Aufgabenverwaltung übertragen.
Projektnummern werden in einer Liste von Hand hochgezählt.
Projektordner werden von Hand angelegt und sehen je nach Person anders aus.
Fotos von der Baustelle liegen in Chats und auf privaten Smartphones.

02 Ablauf

So läuft es mit der Automatisierung

Anfrage erfassen

Der Kunde füllt das Formular auf der Website aus, oder das Büro erfasst eine telefonische Anfrage über ein internes Formular. Fotos und Dokumente können direkt mitgeschickt werden.

Projektnummer vergeben

Die Automatisierung vergibt eine fortlaufende Nummer je Projektart, zum Beispiel P26-0042 für Projekte, R für Reparaturen und W für Wartungen. Zum Jahreswechsel beginnt die Zählung neu.

Projektkarte anlegen

Je nach Anfrageart wird eine passende Vorlage im Projektboard angelegt, mit Rechnungs- und Baustellenadresse, Anfragegrund, Herkunft der Anfrage, Kundenstatus und Ansprechpartner vor Ort.

Ordnerstruktur erstellen

Es entsteht ein Projektordner mit festen Unterordnern: Kundenordner, interner Ordner, Ordner für die Montage mit Rapportzetteln, Arbeitsvorbereitung und Bildern sowie ein Archiv. Die Links stehen an der Projektkarte.

Links für die Baustelle

An der Karte stehen vorausgefüllte Links zum Rapportzettel oder Reparaturbericht und zum Foto-Upload. Mitgeschickte Bilder landen im Bilderordner, Dokumente als Anhang an der Karte.

03 Umsetzung

Die Umsetzung im Detail

Ordner nach Zielgruppe trennen

Kunde, Büro und Montage bekommen eigene Ordner. Der Montage-Ordner wird automatisch für das Montageteam freigegeben, interne Unterlagen bleiben intern.

Erst suchen, dann anlegen

Vor jedem neuen Ordner prüft die Automatisierung, ob er schon existiert. Wird ein Lauf wiederholt, entstehen keine doppelten Ordner.

Datensparsamkeit beim Formular-Dienst

Die Formulardaten werden 14 Tage nach Eingang automatisch beim Formular-Anbieter gelöscht. Die Daten liegen dann nur noch im Projekt, wo sie gebraucht werden.

Freigaben zurücknehmen

Zwei Monate nach Projektabschluss nimmt eine weitere Automatisierung öffentliche Freigabelinks auf die Projektordner zurück.

04 Vergleich

Ohne und mit Automatisierung

Was nach einer neuen Anfrage passiert:

Ohne und mit Automatisierung
Schritt	Ohne Automatisierung	Mit Automatisierung
Anfrage übertragen	Aus E-Mail oder Notiz abtippen	Formular erzeugt die Projektkarte
Projektnummer	Liste führen und hochzählen	Automatisch fortlaufend je Projektart
Projektordner	Von Hand, uneinheitlich	Feste Struktur, Links an der Karte
Fotos und Dokumente	In Chats und auf Smartphones verteilt	Upload-Link, Ablage im Projektordner
Datenschutz	Formulardaten bleiben beim Anbieter liegen	Automatische Löschung nach 14 Tagen

05 Erfahrungen

Was wir dabei gelernt haben

Die Projektnummer ist der rote Faden

Sie steht im Kartentitel, im Ordnernamen und später auf jedem Beleg. Erst dadurch werden weitere Automatisierungen möglich, etwa die KI-Dokumentenablage.

Eine Vorlage je Anfrageart

Eine Reparatur braucht andere Schritte als ein Neubauprojekt. Statt einer Vorlage für alles gibt es je Anfrageart eine eigene Vorlage mit passenden Unteraufgaben.

Das Werkzeug folgt dem Betrieb

Bei einem Elektrobetrieb läuft derselbe Ablauf mit SharePoint-Projektordnern, einem OneNote-Notizbuch je Projekt und einem Baustellenstammblatt, das aus einer Word-Vorlage als PDF erzeugt wird.

06 Übertragbar

Wo sich dasselbe Prinzip einsetzen lässt

Reparatur- und Kundendienstanfragen mit eigener Nummernfolge
Anfragen aus Social-Media-Werbung oder Bewerbungen im Recruiting
Übergabe an eine Handwerkersoftware, sobald aus der Anfrage ein Auftrag wird

07 Häufige Fragen

Fragen zum Praxisbeispiel

Wie lassen sich Kundenanfragen im Handwerk automatisch verarbeiten?

Die Anfrage wird über ein Formular strukturiert erfasst. Eine Automatisierung vergibt daraus die Projektnummer, legt die Aufgabe mit allen Angaben an, erstellt die Ordnerstruktur und stellt Links für Fotos und Berichte bereit. Niemand muss die Anfrage abtippen.

Welche Programme braucht man dafür?

Ein Formular-Werkzeug, eine Aufgaben- oder Projektverwaltung, eine Dateiablage und eine Automatisierungsplattform. In diesem Beispiel sind das Jotform, Asana, Google Drive und Make. Mit Microsoft 365 funktioniert es ebenso mit SharePoint und Power Automate.

Was passiert mit telefonischen Anfragen?

Das Büro erfasst sie über ein internes Formular. Danach läuft derselbe Ablauf wie bei einer Anfrage über die Website.

Werden die Kundendaten sicher gespeichert?

Die Formulardaten werden nach 14 Tagen beim Formular-Anbieter gelöscht, öffentliche Freigabelinks werden nach Projektabschluss zurückgenommen. Welche Regeln im jeweiligen Betrieb gelten, legen wir vor dem Start fest.

Hinweis: Beschrieben ist die Umsetzung bei einem Dachdeckerbetrieb. Ordnerstruktur, Felder und Nummernkreise passen wir in jedem Betrieb an. Grundlage ist die Konfiguration der laufenden Automatisierungen, Stand August 2026.

Ihr Ansprechpartner: Marius Glißmann

IT-Berater und Entwickler aus Hasbergen bei Osnabrück, seit zwei Jahren mit Schwerpunkt Handwerk. Sie haben einen festen Ansprechpartner von der ersten Analyse bis zur Schulung Ihres Teams.

Zuletzt aktualisiert: September 2026 · Mehr über mich

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