Prozessanalyse
Wir sammeln die Aufgaben, die regelmäßig Zeit kosten, und bewerten für jede, wie oft sie anfällt, wie fehleranfällig sie ist und wie aufwendig die Automatisierung wäre.
Automatisierung
Prozessautomatisierung mit Power Automate und Make
Für Betriebe, in denen Daten täglich abgetippt, E-Mail-Anhänge von Hand abgelegt oder Freigaben per Zuruf eingeholt werden. Ich automatisiere solche wiederkehrenden Abläufe mit Microsoft Power Automate oder Make. Das Ergebnis sind weniger Handarbeit, weniger Übertragungsfehler und Abläufe, die dokumentiert und nachvollziehbar sind.
01 Ausgangslage
Typische Ausgangslagen
- Anfragen aus dem Kontaktformular werden von Hand in andere Programme übertragen.
- Rechnungen und Lieferscheine kommen per E-Mail und werden einzeln abgespeichert.
- Freigaben für Bestellungen oder Urlaub laufen über Zettel, Zuruf oder lange E-Mail-Ketten.
- Dieselben Daten stehen in mehreren Tabellen und sind nie ganz aktuell.
02 Leistungsumfang
Was ich für Sie übernehme
Microsoft Power Automate
Automatisierungen innerhalb von Microsoft 365: Genehmigungen in Teams, Ablage von Anhängen in SharePoint, Benachrichtigungen und Auswertungen von Microsoft Forms.
Make
Workflows zwischen Webanwendungen verschiedener Anbieter, zum Beispiel Webformular, CRM, Online-Shop und Tabellen, auch ohne Microsoft 365.
KI-Bausteine
Automatisierungen, die mit KI Rechnungen und Lieferscheine auslesen, E-Mails zusammenfassen oder Anfragen einer Kategorie zuordnen.
Dokumentation und Wartung
Jede Automatisierung wird dokumentiert und meldet Fehler per Benachrichtigung. Ändern sich Ihre Abläufe, passe ich sie an.
Power-Automate-Schulung
Schulungen für Mitarbeitende, die bestehende Flows verstehen, anpassen oder eigene bauen möchten.
03 Vergleich
Power Automate oder Make?
Beide Werkzeuge automatisieren Abläufe ohne klassische Programmierung. Welches besser passt, hängt vor allem davon ab, welche Programme Sie verbinden.
| Kriterium | Power Automate | Make |
|---|---|---|
| Geeignet für | Abläufe innerhalb von Microsoft 365, etwa Outlook, Teams, SharePoint und Forms | Abläufe zwischen Webanwendungen verschiedener Anbieter |
| Lizenz | In vielen Microsoft-365-Plänen mit Standard-Konnektoren enthalten, Premium-Konnektoren kosten extra | Eigenes Abonnement, abgerechnet nach Ausführungsvolumen |
| Bedienung | Flow-Editor im Browser, eng mit Microsoft-Konten verbunden | Visueller Szenario-Editor im Browser |
| Typisches Beispiel | E-Mail-Anhänge automatisch in SharePoint ablegen | Webformular-Anfrage in CRM und Tabelle übertragen |
04 Praxis
Beispiele für Automatisierungen
- Eine Anfrage aus dem Kontaktformular wird als Aufgabe angelegt, und das zuständige Teammitglied wird benachrichtigt.
- Lieferantenrechnungen aus dem E-Mail-Postfach landen automatisch im richtigen SharePoint-Ordner.
- Urlaubsanträge und Bestellfreigaben werden per Klick in Teams oder Outlook genehmigt.
- Stundenzettel und Baustellenberichte werden gesammelt und gebündelt an die Buchhaltung übergeben.
- Kundendaten werden zwischen Handwerkersoftware, Tabellen und Microsoft 365 abgeglichen.
Praxisbeispiele aus Handwerksbetrieben
Wartungsverträge im Dachdeckerbetrieb
Wartungsverträge per Formular anlegen, Termine automatisch planen, Protokoll per Smartphone, Folgewartung legt sich selbst an.
Mehr erfahren
KI-Dokumentenablage für Belege
Rechnungen, Lieferscheine und Angebote per E-Mail einwerfen: KI liest sie aus, benennt sie einheitlich und legt sie im richtigen Projektordner ab.
Mehr erfahren
Von der Anfrage zur Projektakte
Eine Website-Anfrage erzeugt Projektnummer, Projektkarte, Ordnerstruktur und Upload-Links, ohne dass jemand etwas abtippt.
Mehr erfahren05 Ablauf
So läuft ein Projekt ab
01
Verstehen
Im Erstgespräch klären wir Ziel, Abläufe und vorhandene Software. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, was sinnvoll ist und was nicht.
02
Umsetzen
Ich setze die Lösung in überschaubaren Schritten um. Sie sehen früh erste Ergebnisse und können sie im Alltag testen.
03
Begleiten
Übergabe mit Dokumentation und Schulung. Auch nach dem Start bleibe ich Ansprechpartner für Anpassungen und Weiterentwicklung.
06 Häufige Fragen
Fragen zu Prozessautomatisierung
Welche Abläufe eignen sich für eine Automatisierung?
Abläufe, die regelmäßig vorkommen, festen Regeln folgen und mit digitalen Daten arbeiten: Daten übertragen, Dokumente ablegen, Benachrichtigungen verschicken und Freigaben einholen. Wenig geeignet sind Aufgaben, bei denen jedes Mal neu entschieden werden muss.
Power Automate oder Make: Was ist besser?
Arbeiten Sie überwiegend mit Microsoft 365, ist Power Automate meist die naheliegende Wahl. Verbinden Sie Anwendungen verschiedener Anbieter, ist Make oft schneller umgesetzt. Die Vergleichstabelle auf dieser Seite fasst die Unterschiede zusammen.
Was passiert, wenn eine Automatisierung nicht funktioniert?
Fehlgeschlagene Ausführungen werden protokolliert und lösen eine Benachrichtigung aus. So fällt ein Problem auf, bevor Daten fehlen.
Was passiert, wenn sich unser Ablauf ändert?
Weil jede Automatisierung dokumentiert ist, lässt sie sich anpassen, von mir oder von geschulten Mitarbeitenden.
Ihr Ansprechpartner: Marius Glißmann
IT-Berater und Entwickler aus Hasbergen bei Osnabrück, seit zwei Jahren mit Schwerpunkt Handwerk. Sie haben einen festen Ansprechpartner von der ersten Analyse bis zur Schulung Ihres Teams.
Zuletzt aktualisiert: · Mehr über mich
07 Weitere Leistungen
Das könnte Sie auch interessieren
Cloud-Workspace einrichten
Microsoft 365, Google Workspace oder Infomaniak als Schweizer Alternative: E-Mail, Kalender und Dateien für Ihr Team einrichten.
Mehr erfahren
App-Entwicklung
Business-Apps und Datenbanken mit Power Apps, Ninox oder als Web-App, wenn Excel-Listen und Standardsoftware nicht mehr reichen.
Mehr erfahren
Schnittstellen & API-Integration
Handwerkersoftware, Buchhaltung, Formulare und Microsoft 365 verbinden, damit Daten nur einmal erfasst werden.
Mehr erfahrenKI-Beratung
Anwendungsfälle für KI finden, ChatGPT oder Copilot mit klaren Regeln einführen und Mitarbeitende schulen.
Mehr erfahren
Websites, Domains & E-Mail
Websites ohne Baukasten-Abo, Domains ordnen und E-Mail so einrichten, dass sie zuverlässig ankommt.
Mehr erfahren
Digitalisierung im Handwerk
Zwei Jahre Praxis mit Handwerksbetrieben: Lösungen für Büro, Werkstatt und Baustelle.
Mehr erfahrenKontakt
Lassen Sie uns über Ihr Projekt sprechen.
Beschreiben Sie kurz, welcher Ablauf Sie heute Zeit kostet. Ich melde mich kurzfristig zurück.
Antwort in der Regel innerhalb eines Werktags.