Praxisbeispiel Wartung

Wartungsverträge im Dachdeckerbetrieb automatisch planen und dokumentieren

Für Dachdecker- und Bedachungsbetriebe, die Dach- und Rinnenwartungen für viele Kunden in festen Abständen durchführen. Wir haben dafür einen Ablauf gebaut, bei dem ein Wartungsvertrag einmal per Formular erfasst wird. Danach legt die Automatisierung jede Wartung mit Fälligkeit an, erzeugt das passende digitale Protokoll und plant nach dem Abschluss die nächste Wartung selbst ein. Der Ablauf läuft in drei Dachdeckerbetrieben.

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01 Ausgangslage

Typische Ausgangslage

Wartungsverträge stehen in einer Tabelle, fällige Termine muss jemand im Büro im Blick behalten.
Je Vertrag gibt es eine bis vier Wartungen im Jahr, jeweils in bestimmten Monaten.
Wartungsprotokolle entstehen auf Papier und müssen im Büro abgetippt oder eingescannt werden.
Ob eine Wartung erledigt ist und abgerechnet werden kann, klärt sich oft erst auf Nachfrage.

02 Ablauf

So läuft es mit der Automatisierung

Vertrag erfassen

Das Büro füllt ein Formular aus: Wartungstyp, Turnus, geschätzter Aufwand, Zugang zum Dach, nötige Genehmigungen und die Monate, in denen gewartet wird.

Wartungen anlegen

Die Automatisierung findet den Vertrag im Projektboard und legt je Wartung eine Unteraufgabe aus einer Vorlage an, mit allen Angaben und der Fälligkeit im gewählten Monat. Liegt der Monat schon hinter uns, rutscht sie ins nächste Jahr.

Protokoll vorausfüllen

Jede Wartungsaufgabe bekommt einen Link zum digitalen Wartungsprotokoll, in dem Kunde, Adresse und Auftragsnummer schon eingetragen sind.

Wartung durchführen

Der Monteur füllt das Protokoll auf dem Smartphone aus. Das fertige PDF wird automatisch im Projektordner abgelegt und an der Aufgabe verlinkt. Ist die Wartung abgeschlossen, wandert sie in die Freigabe.

Nächste Wartung planen

Wird die Wartung abgehakt, legt die Automatisierung die nächste Wartung mit denselben Vertragsdaten und neuer Fälligkeit an, außer der Vertrag war einmalig.

03 Umsetzung

Die Umsetzung im Detail

Vertrag als Mutteraufgabe

Der Wartungsvertrag ist eine Aufgabe, jede einzelne Wartung eine Unteraufgabe. Turnus, Aufwand und Zugang werden vom Vertrag übernommen, damit sie nicht bei jeder Wartung neu eingegeben werden.

Zuordnung über Nummern, nicht Namen

Protokolle werden über die Auftragsnummer im Formular der richtigen Aufgabe zugeordnet. Findet die Automatisierung keinen passenden Vertrag, legt sie eine Warnaufgabe für das Büro an, statt still abzubrechen.

Plantafel in Google Sheets

Wartungen, Reparaturen und Aufträge werden regelmäßig aus dem Projektboard in eine Plantafel-Tabelle übertragen. Die Tabelle wird zusätzlich als PDF mit Zeitstempel archiviert.

Wetterbericht für die Planung

Die Automatisierung holt die Wettervorhersage für den nächsten Tag. Ein KI-Baustein formuliert daraus einen kurzen deutschen Wetterbericht für die Dacharbeit, der oben in der Plantafel steht.

04 Vergleich

Ohne und mit Automatisierung

Was sich im Büro und auf dem Dach geändert hat:

Ohne und mit Automatisierung
Schritt	Ohne Automatisierung	Mit Automatisierung
Termin im Blick behalten	Tabelle regelmäßig durchsehen	Aufgabe mit Fälligkeit erscheint automatisch
Unterlagen für den Monteur	Kundendaten heraussuchen und mitgeben	Vorausgefüllter Protokoll-Link an der Aufgabe
Protokoll	Papier, später abtippen oder scannen	Smartphone-Formular, PDF landet im Projektordner
Folgetermin	Muss jemand daran denken	Wird beim Abhaken automatisch angelegt
Freigabe zur Abrechnung	Nachfragen, ob die Wartung erledigt ist	Abgeschlossene Wartung wandert in die Freigabe

05 Erfahrungen

Was wir dabei gelernt haben

Folgewartung erst beim Abschluss anlegen

Wir legen nicht alle Wartungen der nächsten Jahre im Voraus an, sondern immer nur die nächste. Das Board zeigt nur, was wirklich ansteht, und Änderungen am Vertrag gelten automatisch ab der nächsten Wartung.

Fehler sichtbar machen

Eine Automatisierung, die bei einem Tippfehler still abbricht, ist gefährlicher als gar keine. Jeder Fall, den sie nicht sicher zuordnen kann, wird als Aufgabe für das Büro sichtbar.

Formulare vorausfüllen

Vorausgefüllte Links sparen dem Monteur Tipparbeit auf dem Dach und verhindern falsche Adressen oder Auftragsnummern im Protokoll.

06 Übertragbar

Wo sich dasselbe Prinzip einsetzen lässt

Heizungs- und Sanitärbetriebe mit Wartungsverträgen für Anlagen
Elektrobetriebe mit wiederkehrenden Prüfungen
Betriebe mit Arbeitsschutz-Unterweisungen, die jährlich fällig werden

07 Häufige Fragen

Fragen zum Praxisbeispiel

Wie lassen sich Wartungsverträge im Handwerk digital verwalten?

Bewährt hat sich, den Vertrag einmal strukturiert zu erfassen und jede Wartung als eigene Aufgabe mit Fälligkeit anzulegen. Eine Automatisierung übernimmt dann das Anlegen der Folgetermine, das Vorausfüllen der Protokolle und die Ablage der fertigen Protokolle.

Brauche ich dafür eine spezielle Wartungssoftware?

Nicht zwingend. In diesem Beispiel arbeiten die Betriebe mit einem Projektmanagement-Werkzeug, einem Formular-Dienst und Google Drive, verbunden über Make. Bietet Ihre Handwerkersoftware bereits eine Wartungsverwaltung, prüfen wir zuerst, ob sie ausreicht.

Funktioniert das Wartungsprotokoll auf dem Smartphone?

Ja. Das Protokoll ist ein Webformular, das auf jedem Smartphone im Browser läuft. Eine eigene App muss nicht installiert werden.

Geht das auch mit Microsoft 365?

Das Prinzip lässt sich auch mit Microsoft 365 umsetzen, etwa mit Power Automate, Microsoft Forms, Planner oder Listen und SharePoint als Ablage. Welche Werkzeuge passen, hängt davon ab, was im Betrieb schon genutzt wird.

Hinweis: Die Beschreibung fasst die Umsetzung aus drei Betrieben zusammen. Nicht jeder Betrieb nutzt jeden Baustein. Grundlage ist die Konfiguration der laufenden Automatisierungen, Stand August 2026.

Ihr Ansprechpartner: Marius Glißmann

IT-Berater und Entwickler aus Hasbergen bei Osnabrück, seit zwei Jahren mit Schwerpunkt Handwerk. Sie haben einen festen Ansprechpartner von der ersten Analyse bis zur Schulung Ihres Teams.

Zuletzt aktualisiert: September 2026 · Mehr über mich

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