Praxisbeispiel KI
Für Handwerksbetriebe, bei denen täglich Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen und Rapportzettel ankommen, die jemand öffnen, umbenennen und in den richtigen Projektordner schieben muss. Wir haben diesen Schritt mit einer KI-Texterkennung automatisiert: Das Dokument wird per E-Mail eingeworfen, die KI liest Projektnummer, Datum, Dokumenttyp, Kunde, Lieferant und Baustelle aus, und die Automatisierung benennt und verschiebt die Datei. Varianten davon laufen in mehreren Betrieben, unter anderem bei Dachdeckern und im Fliesenhandwerk.
01 Ausgangslage
02 Ablauf
Belege werden an eine eigene E-Mail-Adresse weitergeleitet oder in einen Eingangsordner gelegt. Die Automatisierung übernimmt nur PDF-Anhänge in einen Verarbeitungsordner.
Die Datei geht an die Texterkennung von Mistral. Zusammen mit dem Dokument wird ein festes Schema geschickt, welche Felder zurückkommen sollen und in welchem Format.
Aus den Feldern entsteht der Dateiname, zum Beispiel „P26-0042 | Kunde | Baustelle | Lieferant | 2026/09/18 | ER“. Leere Teile werden entfernt.
Mit der erkannten Projektnummer sucht die Automatisierung die Projektkarte, liest daraus den Projektordner und verschiebt das Dokument in den internen Unterordner.
An der Projektkarte erscheint ein Kommentar mit Link zum Dokument. Dokumente ohne erkennbare Projektnummer landen in einem eigenen Ordner und werden von Hand zugeordnet.
03 Umsetzung
Die KI bekommt ein JSON-Schema mit Pflichtfeldern und Beschreibungen, etwa „Adresse des Kundenprojekts, nie die eigene Firmenadresse, nie die Lieferantenadresse“. Dadurch kommen verwertbare Felder zurück statt eines Fließtextes.
Die KI wählt aus einer Liste mit Kürzeln: Lieferschein (LS), Eingangsrechnung (ER), Auftragsbestätigung (AB), Angebot (AN), Gutschrift (GU), Ausgangsrechnung (AR), Nachtrag (NA), Wartungsbericht (WB), Rapportzettel (PB), Reparaturzettel (RB) und Schriftverkehr (SV).
Ist ein Dokument für die direkte Auswertung zu lang, wird zuerst nur der Text erkannt und anschließend von einem Sprachmodell mit demselben Schema ausgewertet.
Nach der Auswertung löscht die Automatisierung die hochgeladene Datei wieder beim KI-Anbieter. Mistral AI ist ein Unternehmen mit Sitz in Frankreich.
04 Vergleich
Was sich an der Ablage geändert hat:
| Schritt | Ohne Automatisierung | Mit Automatisierung |
|---|---|---|
| Dokument öffnen und lesen | Jedes Dokument einzeln | KI liest die Felder aus |
| Dateiname | Je nach Person unterschiedlich | Einheitliches Schema mit Projektnummer, Datum und Typ |
| Projekt zuordnen | Im Dokument nachlesen, Ordner suchen | Über die erkannte Projektnummer automatisch |
| Unklare Fälle | Bleiben im Postfach liegen | Landen gesammelt in einem eigenen Ordner |
05 Erfahrungen
Die Zuordnung funktioniert nur, wenn eine Projektnummer im Dokument steht. Betriebe, die ihre Projektnummer auf Angeboten und Bestellungen angeben und Lieferanten um Angabe bitten, profitieren am meisten.
Ohne erkannte Projektnummer wird nicht geraten, das Dokument landet in einem eigenen Ordner. So bleibt die Ablage verlässlich, auch wenn einzelne Dokumente schlecht lesbar sind.
Frühere Versionen nutzten einen anderen Texterkennungsdienst. Weil die Auswertung als eigenes Unterszenario gebaut ist, ließ sich der Anbieter austauschen, ohne die Ablage-Logik anzufassen.
06 Übertragbar
07 Häufige Fragen
Nach unserer Erfahrung liest aktuelle KI-Texterkennung auch Tabellen und mehrseitige Dokumente gut aus. Zuverlässig wird der Ablauf aber erst, wenn die KI feste Felder mit klaren Vorgaben ausfüllen muss und unsichere Fälle zur Prüfung zurückgegeben werden.
Nein. Die Automatisierung sorgt für eine saubere, einheitliche Ablage im Projektordner. Buchung und Zahlung laufen weiterhin in der Buchhaltung, die Dokumente lassen sich aber leichter übergeben.
Dokumente werden zur Auswertung an den KI-Anbieter übertragen. In diesem Beispiel ist das Mistral AI mit Sitz in Frankreich, und die Datei wird nach der Auswertung beim Anbieter gelöscht. Welche Dokumente verarbeitet werden dürfen, sollte vorher festgelegt werden. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht.
Ja. Das Prinzip ist unabhängig vom Speicherort. Varianten davon laufen bei Kunden mit OneDrive, in diesem Beispiel ist es Google Drive.
Hinweis: Beschrieben ist die aktuelle Version bei einem Dachdeckerbetrieb. In anderen Betrieben unterscheiden sich Felder, Dokumenttypen und Speicherort. Grundlage ist die Konfiguration der laufenden Automatisierungen, Stand August 2026.
Ihr Ansprechpartner: Marius Glißmann
IT-Berater und Entwickler aus Hasbergen bei Osnabrück, seit zwei Jahren mit Schwerpunkt Handwerk. Sie haben einen festen Ansprechpartner von der ersten Analyse bis zur Schulung Ihres Teams.
Zuletzt aktualisiert: · Mehr über mich
08 Weiterlesen
Wiederkehrende Büroaufgaben mit Power Automate oder Make automatisieren, dokumentiert und mit Fehlerbenachrichtigung.
Mehr erfahrenHandwerkersoftware, Buchhaltung, Formulare und Microsoft 365 verbinden, damit Daten nur einmal erfasst werden.
Mehr erfahrenAnwendungsfälle für KI finden, ChatGPT oder Copilot mit klaren Regeln einführen und Mitarbeitende schulen.
Mehr erfahrenWartungsverträge per Formular anlegen, Termine automatisch planen, Protokoll per Smartphone, Folgewartung legt sich selbst an.
Mehr erfahrenEine Website-Anfrage erzeugt Projektnummer, Projektkarte, Ordnerstruktur und Upload-Links, ohne dass jemand etwas abtippt.
Mehr erfahrenKontakt
Beschreiben Sie kurz, wie es bei Ihnen heute läuft. Ich sage Ihnen ehrlich, ob und wie sich das automatisieren lässt.
Antwort in der Regel innerhalb eines Werktags.
